Si todavía no tienes un sistema contable algo estás haciendo mal, y aquí te decimos por qué.

Parte del éxito de una empresa, radica en el conocimiento que los empresarios tengan sobre sus números. En la medida en la que un negocio aumenta el volumen de sus operaciones, se expande y crece, se hace simultáneamente más complejo. La cantidad de cifras sobre las que de pronto es necesario poner atención se multiplica, por esta razón es necesario llevar un control estricto y preciso de todos los datos financieros.

Conducir una administración responsable de las finanzas de tu negocio, es una de las mejores maneras de garantizar el éxito de tu proyecto. Saber en qué se gasta, con qué se gana y contar con un desglose preciso de las operaciones que lleva a cabo tu organización, es una parte muy importante para lograr tus metas, pero también es una de las más difíciles de llevar a cabo sin errores.

Por suerte, en los últimos años, la tecnología y el desarrollo de software en materia de sistemas de administración empresarial, han avanzado para ofrecerte múltiples beneficios de gestión de manera sencilla, precisa y ágil para que puedas orientar tus esfuerzos y atención al cultivo y manejo de otras áreas estratégicas. Por este motivo, el día de hoy te contamos las razones por las que debes de contar con un sistema contable en tu empresa.

Clasificación de información

Parte de la organización radica en la clasificación correcta de la información. Los sistemas de contabilidad electrónica te permiten almacenar y dividir la información de tu organización por: departamento, proyecto o centros de costos. De tal modo, puedes cruzar la información relevante de manera rápida, conocer los datos relevantes sobre cualquier proyecto en algún punto determinado e identificar los costos y avances de cualquier proceso.

Historiales financieros

Es indispensable para cualquier negocio exitoso tener un registro preciso de todas las operaciones financieras que ha llevado a cabo a lo largo de su existencia. Sin embargo, esa información se vuelve letra muerta si no es accesible, comparable y desmenuzable de manera comprensible. Los sistemas contables colocan a tu alcance la historia financiera completa de tu proyecto de negocios y te permiten realizar análisis de manera inmediata, lo que te permite verificar saldos según criterios de periodo, presupuestos o fechas.

Pagar impuestos

Los programas de contabilidad, también te permiten realizar declaraciones de todo tipo de obligaciones fiscales tales como: IVA, ISR y DIOT. Cuentan con calculadoras que recuperan la información financiera de tu negocio, y realizan los cálculos de manera automática. Es decir, te puedes olvidar de los tiempos de las fórmulas en tablas de programas de cálculo elaboradas de manera manual.

Información desglosada

Produce desgloses personalizados de los impuestos de tus movimientos contables. Ten control y certeza sobre los impuestos que has pagado y sobre los aún tienes algún adeudo, duerme tranquilo con la seguridad de que tus obligaciones fiscales se encuentran perfectamente identificadas y cumple con todos tus trámites de manera segura. Genera un archivo automático, propio y claro sobre todas tus operaciones y ten un respaldo digital de cada operación al momento.

Registro de clientes y proveedores

Produce un registro completo, claro y específico sobre todos tus clientes y proveedores en un mismo lugar. Esta función es más que un directorio. Te permite tener todo tipo de datos relevantes como deudas y ganancias con cada una de las personas con las que hagas negocios, de manera que podrás monitorear y controlar cada una de las transacciones que se lleven a cabo a nombre de tu negocio de forma certera.

Depósito de documentos

Si tienes más de una empresa, puedes generar un depósito de documentos en el que almacenes todos los comprobantes fiscales de cada uno de tus negocios. Así, la administración de cada uno de tus proyectos se agiliza, pues cada uno cuenta con un archivo dedicado, organizado y claro sobre las maniobras operativas que conducen de manera particular. Ya no habrá mezclas entre las cuentas de lo que corresponde a una empresa y a otra.

Automatiza procesos

Con la incorporación de herramientas fiscales como Descarga SAT, estos sistemas te permiten automatizar procesos como la emisión de comprobantes digitales. Este instrumento resulta de mucha utilidad para agilizar transacciones y avanzar procesos de compraventa de todo tipo, pues se producen de manera instantánea y correcta en cada operación.

Blinda tu negocio

Verifica la validez de tus comprobantes mediante las funciones de comprobación de CFDI’s en línea. Con esta herramienta refuerzan la seguridad de tus finanzas y evitas cualquier tipo de fraude que pudieran cometer en tu contra. Esta función también sirve como instrumento de disuasión, ya que tendrás un registro preciso de cualquier persona que pretenda defraudarte y contarás con toda la evidencia necesaria en caso de que procedas de manera legal.

Reportes

La diversidad de empresas que existe por giro y por área es muy variada, por lo que es natural que cada una requiera reportes sobre indicadores distintos. Los sistemas de administración contable te permiten producir reportes personalizados sobre cualquier aspecto de la información financiera de tu empresa en todo momento de manera automatizada, instantánea y exacta. Por lo que podrás tomar decisiones de negocio con mayor evidencia y claridad.

En conclusión

Como podrás observar, las razones para incorporar a la brevedad un sistema de contabilidad electrónica para administrar las operaciones financieras de tu empresa son muchas, nosotros solo mencionamos las que consideramos más relevantes. También podríamos agregar la claridad de la interfaz del software, el hecho de que muchos de estos sistemas ya operan en la nube o simplemente el ahorro que implica en términos de contratación de personal.

Si tienes una pequeña o mediana empresa, nuestra recomendación es que no lo dudes más e implemente en cuanto puedas un sistema contable. Los beneficios son muchos, los costos son bajos y las posibilidades son amplias. Un proyecto de negocios exitoso, se beneficia del aprovechamiento eficiente de los recursos a su disposición.