Hay elementos que son esenciales en una oficina, independientemente de la actividad o rubro al cual pertenezca la empresa. Entre ellos figuran muebles, como escritorios o sillas, y otros más funcionales como computadoras, impresoras y papel.

Aunque muchos creen lo contrario, en plena era digital el papel sigue siendo un recurso indispensable. Hay variedad de ellos y se usan, entre otras cosas, para imprimir documentos, tomar notas, presentar informes, etc.

Como supone un costo para la empresa, es necesario conocer qué tener en cuenta para adquirir de manera inteligente el papel para la oficina. A continuación, te contamos lo que se requiere saber para hacer la elección adecuada.

1. El tipo de impresora

Las impresoras más usadas en una oficina funcionan por inyección de tinta, con toner o láser. El sistema prácticamente determina la velocidad y cantidad de colorante necesario para que el archivo sea legible.

Además, no todos los papeles tienen la misma capacidad de absorción. Esa es la razón por la cual se tiene que elegir una caja en particular o adquirir varias en caso de usar diferentes tipos de impresoras en la oficina.

2. Grosor del papel

Este aspecto está muy ligado con el anterior. Además de verificar el tamaño de la hoja, será necesario detectar el grosor de la misma al elegir el papel.

Al hablar de grosor se hace referencia específicamente al gramaje de la hoja, que varía según la materia prima usada en la elaboración del mismo. A mayor gramaje, más gruesa será la hoja.

Este puede ser de entre 70 y 250 gramos. El papel para oficina de 90 gramos es el más recomendado, ya que se puede usar en impresoras láser o a inyección.

3. Transparencia

El grado de transparencia determina si se puede usar la hoja para imprimir por ambas caras o no. Muchas veces tener está opción implica un ahorro o la posibilidad de reutilizar hojas como papel reciclado.

4. Porcentaje de humedad

Se recomienda elegir papel que tenga un porcentaje de humedad entre el 4.5 y 4.6%. ¿Por qué? Porque así hay menos posibilidades de que se produzcan atascos.

5. Comprar por resmas o cajas

La cantidad a comprar está indiscutiblemente relacionada con el uso que se le dé a este material en la oficina. Si la mayoría de los procesos o comunicados se hacen de manera digital, conviene comprar por cajas.

Caso contrario, adquirir cajas de papel garantizará el stock y hacer un uso más eficiente del presupuesto al conseguir un mejor costo.

Tipos de papel más usado en una oficina

Junto a estos tips, es pertinente compartir cuáles son los diferentes tipos de papel que se usan mayormente en las oficinas. Un detalle más que los guiará a identificar cuál es el más adecuado para el día a día.

• Papel térmico: tal como indica su nombre, este papel reacciona con el calor. Se suele utilizar con impresoras especiales que no usan tinta, por ejemplo, cajas registradoras.

Por lo general se consiguen en formato de rollos. Aunque hay de diferentes gramajes,  el de 56 gramos es el papel térmico más elegido.

• Papel ecológico: su fabricación causa menos impacto en el ambiente. Para lograrlo no puede utilizarse como materia prima ningún material de origen forestal y debe estar libre de sustancias contaminantes en su fabricación.

• Papel bond: se trata de uno de los más usados en la impresión de documentos de uso comercial. Por ejemplo, libretas, revistas, volantes, etc. Es muy común encontrarlo en rollo. Sumado a ello, otra de las características más resaltantes del papel bond es que es ideal para escritura.

Fotográfico, adhesivo, prensa y tissue son otros tipos de papel que pueden encontrarse en una oficina, aunque no son de los más comunes, ya que tienen un uso más específico.

Tomando en cuenta los puntos anteriores, cabe destacar que es importante conocer los tipos de papel para darles un uso correcto y hacer un uso eficiente de este recurso.